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Desde mi humilde punto de vista como consumidor creo que Gmail es el mejor servicio de correo electrónico que hay hoy en día. Incluso tiene muchas opciones piolas que no están (aún) en MobileMe. Por eso cuando algún amigo/a quiere “mejorar” su productividad u ordenar su correos directamente les ayudo a abrir una cuenta en Gmail o si tiene una empresa los ayudo con Google Apps.

La principal ventaja que al menos yo le veo a Gmail para organizarse son sus reglas de correo. También llamados “filtros” o “tener una secretaria por tiempo completo”. Entonces el tip de hoy es comentarte qué ventajas tiene usar los filtros en Gmail y cómo aplicarlos a tu vida cotidiana, laboral o personal.

¿Para qué usar un filtro?

La ventaja que veo es que podes priorizar personas (amigos, familiares o instituciones) frente a spam o temas que son tratables unos días o semanas después.

Te doy un caso concreto, el mío . Diariamente yo recibo unos 100 mails por día; amigos, familiares, suscripciones a tal sitio web o revista, de mi socia, emprendimiento, clientes, etc. Honestamente la gente que más de interesa leer y contestar pronto son amigos/as, familiares y otros relativos a mi trabajo. Todo lo que son suscripciones a tal sitio web o revista u otro tipo de publicidad directamente los envío a una carpeta en Gmail llamada “Publicidades” y los leo más tarde.

Entonces, los filtros me permiten ordenar y priorizar una cantidad de información que se me envía diariamente. La automatizo diciendo quiénes son ésas personas importantes (para mi) y qué tiene que hacer Gmail cuando llega un mail de ellos. Por ejemplo, los mails publicitarios van directamente a una “etiqueta” llamada “ads” o “financieras” -si el remitente es un banco/financiera que conozco-.

El primer paso es que vos pienses qué querés priorizar dentro de tus correos. A quiénes les querés prestar más atención y qué sistema te sirve a vos para responder en tiempo y en forma a ésas personas. Yo puedo contarte mi método, que puede serte útil, pero vos sos la única persona que sabe qué método te es útil para ser “eficiente con el tiempo”.

¿Cómo creo una regla de correo?

Dentro de Gmail o Google Apps, vas a Settings, ahí directos a Filters (Filtros). En Filtros cliqueamos en “Nuevo Filtro”, viene un pantalla como esta:

Ahora viene la clave: crear la regla que se va a ejecutar todas las veces que llegue un mail con las condiciones que vos especifiques ahí.
La mejor forma de hacer una regla es escribiendo un grupo -de mails- o una persona que querés que sus correos vayan a una carpeta determinada o se resalten de tal manera (Gmail tiene las “estrellitas” para resaltar un mail). Entonces en el campo “From” escribí el nombre de la persona o su dirección de email.

Ejemplo. From: Javier Frachi o también podes escribir javier.frachi@gmail.com. Después clic en “siguiente paso”. Luego tenemos que decirle a Gmail qué tiene que hacer cuando llegue un mail de Javier Frachi. ¿Lo tiene que mandar a la basura?, ¿lo tiene que poner en una carpeta determinada? ¿lo tiene que reenviar a un 3ero?

La clásica regla es que si llega mail de fulanito entonces que lo mande directamente en la carpeta “x”. Para hacer esto cliqueamos la opción “Skip de inbox (archive it)” y elegimos qué carpeta (label) tiene que ir (apply the label). Si ya tenés varias conversaciones con ésa persona y querés que los mails anteriores apliquen a la regla cliqueas donde dice “Also apply filter to”.

Reglas de correo con vitaminas!

Ahora hablamos y ejecutemos algunas reglas de correo con vitaminas que no son muy populares en Gmail aunque ayudan muchísimo a tener un casilla de mail ordenada.

Filtrar todos los mails del dominio “@blablabla.com”

Esto sirve para los casos de correos que no prestamos mucha atención pero que realmente molestan que estén en el inbox. Algunos ejemplos son trials de productos, newsletters que llegan todos los días, etc. Entonces en el campo “From:” colocamos *@eldominiodeesaempresa.com. Clic en siguiente y elegimos qué tiene que hacer con todos los mails que lleguen desde ése dominio.

Filtrar los mail de Juan y de Camila y de Pedro

Cuando era mucho más ignorante en las bondades de Gmail solía crear una regla de correo para cada persona. Realmente era un divague tener 10 reglas de correo que hacían las mismas acciones donde variaba el nombre de la persona (el “from:”).

Ahora aprendí una forma mucho más simple de crear una regla de correo universal para los casos de tener que etiquetar a Juan, Pedro y Camila. En el campo “from:” escribimos (juan@blabla.com OR pedro@blabla.com OR camila@blabla.com) los mails de las personas como acabo de escribir: con paréntesis al comienzo y al final y los “OR” en mayúscula. Luego vamos al paso siguiente para elegir qué acciones vamos a aplicar a los mails que vengan de Juan o de Pedro o de Camila.

Esta regla es genial para poner todos los mails de nuestros amigos o gente que queremos mucho para que sus correos directamente vayan a una etiqueta especial (amigos, familiares, las chicas, etc).

Agrupar correos que tengan adjuntos PDF, Words, Mp3

Tengo un amigo que se dedica a promocionar películas argentinas en el exterior, sus principales compañero de trabajo son los mp3, los pdf y las películas (en formatos como avi, mov, mkv, etc). Su drama es que muchas veces se acuerda que le enviaron un pdf o tal mp3 pero le da mucha fiaca acordarse el remitente o una palabra que tenía ése mail con ése pdf o mp3. Entonces aplicamos una regla en Gmail para que todos los correos con MP3 o un PDF o con algún otro adjunto (excel, ppt, keynote, etc) tenga una etiqueta que indique que ése mail tiene un pdf o un word o tal cosa de tal formato adjunto.

¿Cómo hacerlo? En el campo “Has the words” ponemos “filename:” (sin comillas) seguido del formato de los documentos. Si es un word es filename:doc, si es un pdf es filename:pdf, si es una foto filename:jpf, si es un power point es filename:ppt, si es un excel es filename:xls. La lógica es fácil, es poner la terminación del documento. Después elegimos qué tiene que pasar cuando llegue un mail con estas características

Si queremos hacer una regla más “universal” abrimos paréntesis y con los OR ponemos cada uno de los formatos que nos interesa. Por ejemplo podemos etiquetar bajo el nombre “Multimedia” a todo mail que tenga adjunto un mp3 o mov (ponemos filename:mp3 OR filename:mov OR filename:avi).

Todos los parámetros que usé también funcionan cuando uno busca dentro de gmail. Osea en el cuadrito de búsqueda al lado de Gmail podemos usar de forma combinada o individual el “OR”, “AND”, “Filename:”, “has:”, “is:”, “from:”, “to:”, “label:”. Acá les dejo unos ejemplo bien claros dentro de mi correo.