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Como ya mencioné antes Things es un excelente programa para que vos te organices para lograr tus metas u objetivos labores, personales o de algunos de tus proyectos . Otro muy, muy, bueno es To-Do que se sincroniza con tu Ical y es algo más económico que Things

Lo primero que quiero aclarar es que por más que tengas el mejor gestor de tareas, lo único que cuenta -al final de cuentas- es tu disciplina en cumplir lo que anotas en ellas. Y segundo si ya tenés tu método de “getting things done” entonces mantenelo o mejoralo. Lo importante es tener uno que sirva.

Entonces hoy voy a hacer una reseña amplia de cómo usar Things for Mac (también tienen su versión para la Ipad y el Iphone).

Configuración inicial

Things es demasiado simple de configurar. Sólo hay que decidir con qué combinación de teclas querés que te aparezca un cuadro de diálogo para vos escribir una tarea o copiar un texto que viste en una web y lo necesitas para un to-do. Y luego podes configurar que se sincronice con el Iphone siempre y cuando tengas la app de ellos.

Para configurar qué teclas apretar para que aparezca el cuadro para escribir una nueva tarea vamos a preferencias y en Show Empty ya te dice que las teclas para que te aparezca el cuadro de nueva tarea es apretando la tecla Manzanita y la K. La segunda imagen es el resultado de apretar ésas teclas.

Ahora en “Move completed items to logbook” poné Daily (osea que todas las tareas que completaste las guarde en tu “libro de cosas hechas”). Luego en Dock Count elegí Due + Today, en el ícono del programa te va a mostrar el número de tareas para hacer hoy.

Si tenes la app en el iphone entonces vamos a Sync y poné add device y seguí las instrucciones de la pantalla, es simple. Lo que sí necesitas estar conectado a una red wi-fi (tu mac y tu iphone).

Entendiendo la lógica del programa

Things está pensado para que vos separes tus varias áreas de responsabilidades y/o personalidades. Por ejemplo, uno en la vida es estudiante, inversor, gerente de marketing, gerente financiero, esposo, novio, novia, madre, padre, abuela, abuelo, etc. En concreto: uno en cada personalidad tiene objetivos y tareas para lograrlos. Entonces Things te deja crear la cantidad de “personalidades que vos quieras” y que puedas ordenar tus tareas dentro de ellas.

La otra pata lógica del programa son los proyectos. Uno (al menos yo) tengo miles de proyecto en mi cabeza. Entonces tengo que tomar un cuaderno y planificar los pasos y bienes que necesito para lograrlo. Con things voy anotando éso en cada proyecto y con el deadline así me va alertando para no olvidarse, ¿vió ?

En la imágen tenemos “Active Projects” (proyectos activos) que es lo que acabo de contarte. Y más abajo están las áreas de responsabilidad en donde uno escribe los objetivos y luego los pasos para ello.

Lo de áreas de responsabilidad y proyecto está muy bien ya que en el iphone y en la Mac nos permite “filtrar” tareas. Es decir podemos ver las tareas “importantes-urgentes” sólo del proyecto Trip o “Show me the Money” o “Investor”.

Michael me contaba cómo pensaron ellos el proceso de organización:

1. En “Collect” escribimos todos las tareas que tenemos que hacer. Osea escribimos como nuestra cabeza nos dicta, como llegan las ideas. Una tras otra.

2. Una vez recolectadas les ponemos sus start days. Es decir qué día queres hacer ésa tarea (due en inglés), cuando es el día el to-do te va a aparecer en “Today”.

3. Las ordenamos en proyectos o en un área de responsabilidad. Esto es pinchar con el mouse el to-do y arrastrarla hasta el proyecto o tu responsabilidad.

Clave: hacer focus

Como todo en la vida hay que priorizar y hacer foco en algo. Saber decir “no” es parte del negocio. Así los muchachos de Things pensaron la sección “Focus”.

Ahí es lo primero que tenes que ver no bien entras al programa. En today aparecen todas las tareas para hacer hoy de todos los proyectos y área de responsabilidad. Es donde más foco deberías meterle en tu día a día.

En Next te aparecen los to-do para los próximos 5 días. Claramente tenés que ponerle un star day a tus tareas para que esto se cumpla.

En Someday vas a encontrar las tareas que vos tenes en la cabeza pero que realmente no son importantes ya mismo. Osea que pueden esperar un tiempo o que aún para vos no maduraron. En tu momento de recolectar tareas las que cumplan este criterio las arrastras hasta “Someday” y las vas chequeando en 15 0 20 días a ver qué tal.

En Scheduled van a aparecer todas las tareas programadas. Por ejemplo yo cree un tarea que es Pagar AFIP. Entonces todos los meses en el día que yo fije se va a crear esa tarea y me avisará de hacerla.

¿Cómo crear proyectos y áreas de responsabilidad?

Muy simple! En el margen inferior izquierdo tenes un +. Haces clic y elegís qué crear. Luego te pide un nombre para el proyecto y otros datos cómo el due date; osea para cuando ése proyecto debe finalizarse y en notas podes poner lo que quieras.

¿Cómo crear tareas?

En Inbox hacemos clic en el logo de “Add new to-do” (está a la izquierda del lápiz). Luego escribimos el título, su fecha de fin (due date) y cuando queremos que nos avise de hacer ésa tarea: el mismo día que finaliza o “x” días antes.

Luego la podes arrastrar hasta algún proyecto. Así mismo podes ir directamente al proyecto y escribir nuevas tareas haciendo clic en el mismo ícono que te mencioné.

¿Para qué sirven los tags?

Como vimos a la hora de hacer una tarea nos permite meter etiquetas, tags. Estas nos sirven para filtrar información. Osea como tags podemos agrupar tareas de forma más minuciosa.

Por ejemplo con el tag “easy” “medium” “Hard” “15 minutos”, etc. Podes ir agrupando todas las tareas que sean “easy” y que duren “15 minutos” y sean del trabajo “work”. Acá mucho ejemplo para darte no tengo ya que vos verá como aplicarlo mejor en tu vida diaria.

Si querés seleccionar varios tags apretá la tecla commando (manzanita) y clic en cada tag que desees. Lo mismo si querés mover varias tareas para arrastrarlas en un proyecto. Tecla manzanita clic en las tareas y luego las arrastras.

¿Cómo hacer una tarea programada?

A la izquierda de cada tarea tenés una pieza “rueda”. Cliqueas ahí y te aparece la opción de hacer la tarea repetitiva. Osea que se cree y te avise automaticamente todos los meses. Me parece bastante intuitivo así que no voy a ahondar en cómo hacerlo

Si queres adjuntar archivo o links lo que tenes que hacer es apretar la tecla manzanita y la K para hacer una nueva tarea. Luego vas o antes vas a una web, seleccionas el link y lo arrastras hasta la zona de notas. Lo mismo con un archivo. Abris el finder, buscas el archivo lo pinchas con el mouse y lo arrastras hasta la zona de notas.

Esto fue todo por hoy amigos ! Si tienen dudas de cómo usarlo ya saber a donde volver y espero que les sirva en organizarse un poco.